Контакты специалистов

Под оперативным учетом подразумевается учет следующих бизнес-процессов: 

• Продажи и CRM;
• Закупки;
• Услуги;
• Запасы;
• Производство;
• Бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;
• Казначейство;
• Кадры и заработная плата.

Данные оперативного учета необходимы исполнительным службам компании для осуществления текущей деятельности и оперативного решения возникающих вопросов, а также являются источниками для получения данных управленческого учета. Информация, полученная в результате оперативного учета, обрабатывается,  дополняется необходимыми аналитическими разрезами и, далее, преобразуется в агрегированную информацию управленческого учета.

Реализация проектов по комплексной автоматизации управленческого учета выполняется поэтапно, в следующей последовательности:

Этап 1. Предпроектное обследование (анализ)

Целью данного этапа является определение и согласование с ключевыми специалистами бизнес-требований к разрабатываемой системе, функциональности решения и результатов проекта автоматизации в целом, выработка предложений по выбору платформы и конфигурации для реализации системы. Особое внимание при разработке системы оперативного учета уделяется вопросам возможностей использования данных этой системы в качестве источника для будущей системы управленческого учета.

Этап 2. Подготовка документа «Видение проекта»

На основании проведенного предпроектного обследования консультанты IDelync  совместно с ключевыми специалистами Заказчика готовят документ «Видение проекта». Целью этого этапа является формализация и фиксация достигнутого на этапе обследования понимания основных параметров Проекта по комплексной автоматизации оперативного учета.

В документе «Видение Проекта» описываются следующие разделы: 

• Структура Решения в терминах и объектах выбранной платформы и конфигурации;
• Перечень и описание реализованного функционала Решения, а также отклонений  от базовых возможностей выбранной конфигурации;
• Необходимость и степень интеграции предлагаемого Решения с другими информационными системами (Клиент-банк, Web-приложение, OLAP-отчетность и т.п);
• Рекомендации по обеспечению (оптимизации) необходимых аппаратных и технических средств для оптимальной эксплуатации Решения;
• Этапы, сроки и бюджет реализации Проекта.

Этап 3. Проектирование, настройка и адаптация информационного решения:

• Методологическая адаптация регламентированных процессов, документооборота, отчетности;
• Проектирование изменений в информационном решении, их реализация в системе;
• Настройка и создание прототипа для отладки и проверки корректной реализации учета и отчетности полученного решения;
• Первичное заполнение информационного решения (заполнение нормативно-справочной информации, перенос первоначальных остатков).

По результатам данного этапа формируется информационное решение на базе выбранной типовой конфигурации или собственного решения IDelync, адаптированное под нужды предприятия, в соответствие с текущими требованиями к автоматизации, определенными на этапе Предпроектного обследования. Полученное информационное решение, передается в опытную эксплуатацию.

Этап 4. Опытная эксплуатация и консультирование пользователей

Целью этапа опытной эксплуатации является полноценное тестирование реализованных настроек и произведенной адаптации информационного решения  при непосредственной поддержке Консультанта на протяжении согласованного периода времени. На данном этапе сотрудники предприятия максимально вовлечены в работу с полученным информационным решением, получают всю необходимую консультационную поддержку со стороны Консультанта, обучаются особенностям работы информационного решения.

Этап 5. Продуктивная эксплуатация информационного решения и постпроектное сопровождение  

После успешного завершения этапа опытной эксплуатации информационное решение передается в продуктивную эксплуатацию. Специалисты предприятия самостоятельно эксплуатируют информационное решение и обращаются к Консультанту по мере необходимости.

Залогом успешной реализации Проекта по автоматизации оперативного  учета  является наличие в Проекте полного перечня услуг Исполнителя: от содействия в формализации текущих требований до полноценной методологической поддержки на всем протяжении проекта. Поэтому в состав проектной команды от Исполнителя обязательно входят специалисты в области информационных технологий, системного анализа и финансового анализа.

Решение автоматизирует основные направления деятельности рекламно-информационного холдинга и реализует:

• Управление нормативно-справочной информацией (НСИ): контрагенты, договора, условия по договорам агентирования, площадки (заправки),  типы и места размещения.
• Регистрация, обработка, согласование и контроль исполнения заявок от клиентов.
• Учет прямых договоров и договоров агентирования.
• Анализ эффективности работы менеджеров.
• Формирование финансовых документов, контроль «бумажного» документооборота.
• Контроль оплат по сделкам, разнесение оплат по отдельным размещениям сделки.
• Контроль взаиморасчетов с площадками, формирование реестра оплат площадкам.
• Формирование пакета управленческой отчетности в Excel в режиме on-line.
• Отражение операций о сделках в подсистемах бухгалтерского и налогового учета.
• Разделение прав доступа по ролям, пользователям.
• Ведение всех хозяйственных операций холдинга в подсистемах бухгалтерского и налогового учета, получение регламентированной отчетности.
• Формирование на основе клиентских заявок Карт-заказов в производство медиапродукции, учет и контроль себестоимости.

Общая схема решения ID.Media

Функциональные возможности модуля «Заключения сделок»

• Регистрация информации о клиенте/агентстве/плательщике, договорах, ответственных лицах, контактной информации.
• Регистрация технических условий сделки: Площадка, места размещения (адрес), даты размещений, типы и форматы РИМ, объем услуг, география.
• Регистрация финансовых условий сделки (возможна поддержка прайс-листов): валюта, стоимость услуг, скидки (базовая/за объем), сезонные коэффициенты, % разделения агентство/площадка, предоплата/постоплата, график платежей, учет бонусов.
• Автоматическое формирование уведомлений (в системе и по e-mail) ответственным менеджерам при изменении статусов/состояний заявки на каждом шаге бизнес-процесса.
• Оперативная отчетность по условиям сделок с подробной аналитикой.

Функциональные возможности модуля «Контроля исполнения сделок»

• Выставление счетов на оплату, актов и счетов-фактур клиентам/агентствам.
• Контроль оплат от клиентов, разнесение сумм оплат по конкретным размещениям.
• Формирование пакета документов по сделке для клиентов (Приложение к договору, счет, акт, счет-фактура), контроль получения подписанных бумажных копий документов.
• Регистрация информации о площадках, договорах, условиях оплаты поставщикам.
• Регистрация расходов по услугам юридических и физических лиц, понесенных в процессе реализации размещения клиенту, контроль рентабельности сделки.
• Регистрация заказов поставщикам, регистрация актов и отчетов агентам.
• Формирование пакета печатных форм поставщикам услуг (акт / отчет агента), контроль получения подписанных бумажных копий документов от поставщиков.
• Предоставление актов сверки клиентам и площадкам.
• Формирование реестров оплат поставщикам, разнесение сумм оплат поставщикам по заказам поставщикам / документам расчетов.

Типовым продуктом, на базе которого выполнены информационные решения отечественных предприятий, является 1С. В связи с этим можно выделить вопросы, наиболее часто возникающие у предприятий Компании:

Интеграция – необходимость объединения нескольких отдельных систем для получения единого информационного решения и исключения необходимости многократного внесения данных в отдельные информационные базы;

Миграция – осуществление быстрого и качественного перехода с решений любых версий системы учета на системы версии 1С:Предприятие 8.

Для решения этих вопросов специалистами компании IDelync разработан универсальный интегрируемый модуль обмена данными между различными учетными программами и конфигурациями «1С:Предприятие» платформ версии 7.7 и 8.1.

Интегрируемый модуль обеспечивает широкие возможности гибкой настройки:

• Синхронизацию объектов НСИ, включая возможность объединения нескольких объектов из источника в один объект приемника для получения совокупных данных, а также сопоставления объектов разных баз-источников к единому значению в приемнике.
• Синхронизацию ПС, проводок и корреспонденций – для  отражения операций ведения хозяйственной деятельности.

Использование универсального модуля обмена данными позволяет корректно решить следующие задачи:

• Слияние данных множества учетных баз в единую консолидированную систему.
• Трансформация проводок бухгалтерского учета как в проводки учетов других видов (Налоговый, Международный и др.), так и в проводки бухгалтерского учета с другой корреспонденцией в зависимости от объектов аналитики.
• Полная автоматизация процесса обмена данными. В соответствии с  предварительной настройкой таблиц сопоставления НСИ, ПС и корреспонденции осуществляется автоматизированный процесс обмена данными, после чего достаточно просто проконтролировать корректность загруженных данных.
• Возможность осуществления ручного обмена данными с гибкой предварительной настройкой вплоть до отдельной операции отражения учета хозяйственной деятельности. При этом на стороне базы-приемника предусмотрена возможность ручной корректировки проводок загруженных операций с условием предохранения изменений от корректировки при повторном обновлении данных по этой операции.

Следует отметить, что использование модуля интеграции при переходе предприятия с систем на базе 1С 7.7 на 1С 8.1, позволяет не только качественно и быстро перенести «срез» остатков (т.е. остатки на бухгалтерских счетах на определенную дату), но и обеспечить полный перенос оборотов по счетам за любой период данных, имеющихся в текущей системе учета. Такой подход позволяет осуществить переход с одной системы учета на другую с сохранением возможности формирования регламентированной отчетности за весь отчетный период, вне зависимости от даты начала эксплуатации новой системы.

Основные цели автоматизации инвентаризации ПТО 

Работу современной компании невозможно представить без использования компьютерной, офисной техники и программного обеспечения. Компании вкладывают значительные средства в приобретение, модернизацию техники и лицензионное программное обеспечение. Техника используется, постоянно перемещается в пределах Компании по различным сотрудникам и подразделениям, происходит изменение ее комплектации, технических характеристик и компонент программного обеспечения. Этот постоянный непрекращающийся процесс приводит к тому, что получить точную, оперативную информацию о существующей программно-технической архитектуре в Компании практически невозможно. Особенно критичной ответственностью для Компании является контроль лицензионной чистоты программного обеспечения, установленного на рабочих станциях и серверах.

Определить реальное состояние программно-технической архитектуры можно только путем полной инвентаризации, однако ее проведение и обработка результатов занимают столько времени, что к моменту окончания происходит масса изменений и инвентаризацию можно начинать сначала. 

В основе Решения «ID.IT-Inventory» лежит:

• Настройка механизма автоматического сбора структурированной информации о технических характеристиках и программном обеспечении рабочих станций и серверов, работающих в рамках корпоративной структурированной компьютерной сети (СКС).
• Автоматизированная подготовка документов с собранной информацией в специальном интегрированном модуле информационной системы на базе «1С:Предприятие 8».
• Реализация автоматизированного контроля и формирования отчетности по состоянию компьютерной и офисной техники в Компании.

Преимущества использования Решения «ID.IT-Inventory»:

• Сокращение затрат на проведение инвентаризационных мероприятий в компании;
• Оперативный анализ используемой в Компании техники;
• Контроль соблюдения Компанией лицензионной чистоты программного обеспечения;
• Формирование отчетов, гибко настраиваемых под нужды пользователя (IT-менеджера, бухгалтера, руководителя);
• Эффективное использование рабочего времени заинтересованных лиц для анализа полученных данных и принятия оперативных решений

Отдельно хочется отметить эффективность  использования Решения «ID.IT-Inventory» для решения актуальных задач по оперативному учету и контролю технического и программного обеспечения в компании и снижению рисков нарушения лицензионной чистоты. Многие компании решение подобных критичных задач поручают в лучшем случае IT-администраторам, а в худшем – не решают их вовсе. Такое отношение зачастую приводит к серьезным штрафным санкциям и нарушению работы компании на значительный срок. 

Решение «ID.IT-Inventory» помимо сокращения трудозатрат на рутинную процедуру инвентаризации, существенно помогает снизить риски, связанные с перебоями в работе Компании (Business Continuity).

Основные этапы внедрения Решения ID.IT-Inventory в Компании:

1.  Анализ состояния СКС Компании (топологии сети, отделов, доменной структуры). 
2.  Приобретение основной компоненты Решения – платформы «1С:Предприятие 8» и конфигурации (любой из перечисленных: «Бухгалтерский учет», «Управление торговлей», «Управление производственным предприятием»). Если указанные продукты уже официально используются в Компании для нужд бухгалтерского и управленческого учета, то дополнительно приобретать какие-либо компоненты семейства 1С не нужно. Продукты «Windows Power Shell» и «Windows System Information» – разработаны компанией Microsoft для интеграции с операционной системой Vista/XP и устанавливаются бесплатно. 
3. Установка автономного модуля оперативного учета оргтехники и программного обеспечения ID.IT-Inventory. Следует отметить, что данный модуль является автономным и его установка в действующей Компании никоим образом не затрагивает текущую работу служб, использующих системы учета на базе «1С:Предприятие». Единственное условие – достаточное количество лицензий «1С:Предприятие».
4. Настройка механизмов для автоматизированного сбора информации о комплектации компьютерной техники и установленном программном обеспечении посредством «Windows Power Shell» и «Windows System Information».
5. Обучение пользователей работе со всеми компонентами Решения.
6. Настройка пользовательских отчетов.
7. Запуск процесса сбора данных: первоначальный автоматизированный сбор информации о комплектации компьютерной техники и установленном программном обеспечении посредством «Windows Power Shell» и «Windows System Information»; автоматизированное внесение полученных данных в автономный модуль «1С:Предприятие» посредством специализированных механизмов; внесение дополнительной учетной информации, а именно гарантийные обязательства, лицензионные соглашения, сервисные соглашения, контрольные даты и т.п.; анализ полученных данных посредством пользовательской отчетности Решения «ID.IT-Inventory».
8. Эксплуатация системы в оперативном режиме. Выполнение указанных этапов позволяет получить в структурированном виде актуальные данные о состоянии оборудования и программного обеспечения на предприятии. После чего, достаточно своевременно обновлять имеющуюся информацию путем проведения полной инвентаризации и/или внесением данных по приобретенным единицам техники.